MEI para ME: passo a passo, custo e prazo

Quando a saída do MEI deixa de ser escolha?

Existem duas portas. A primeira é o faturamento: o limite vigente é de R$ 81.000 por ano, proporcional aos meses de atividade no ano de abertura, o que dá uma média de R$ 6.750 por mês. A segunda são as condições de enquadramento, que valem independentemente de quanto você faturou.

Crescer não é problema. O problema é continuar enquadrado quando a empresa já não atende às regras. E na maioria dos casos que chegam aqui, a pessoa já não atendia havia meses e não sabia.

O que muda se o excesso passar de 20%?

Essa é a pergunta mais cara do assunto. A legislação separa o excesso de até 20% do excesso superior a 20%, e a diferença não é de multa: é de data de efeito.

Traduzindo a terceira linha: a empresa deixa de ser MEI desde janeiro, e todo o faturamento do ano é recalculado como microempresa no Simples Nacional, com apuração mês a mês. O que você recolheu de DAS do MEI naquele período foi muito menos do que a conta nova. A diferença vira débito, com os acréscimos de quem paga em atraso.

Quem descobre em novembro que passou de R$ 97.200 em março não tem um problema de novembro. Tem onze meses para recalcular.

Passo a passo do desenquadramento

1. Levantar o faturamento real do ano, mês a mês. Sem isso não dá para saber a faixa de excesso nem a data de efeito. Notas emitidas, recebimentos e relatório mensal de receitas bruta entram aqui.
2. Definir a data de efeito. É ela que diz se o recálculo começa em janeiro do ano do excesso ou em janeiro do ano seguinte.
3. Comunicar o desenquadramento no Portal do Simples Nacional. É gratuito, feito pela internet, com acesso por código ou certificado digital. A comunicação é obrigatória e tem prazo próprio conforme o motivo da saída.
4. Entregar a declaração anual do MEI referente ao período. Sair do regime não dispensa o que já venceu.
5. Alterar a empresa na Junta Comercial. Mudança de porte de MEI para ME, e junto com ela costuma ser preciso ajustar capital social, atividades e, se for o caso, o endereço.
6. Ajustar as inscrições. Inscrição municipal, alvará e, quando a atividade exige, inscrição estadual precisam refletir o novo enquadramento.
7. Providenciar certificado digital. A empresa deixa de ser MEI e passa a ter obrigações que dependem dele.
8. Escolher o regime e o anexo. Na maioria dos casos, Simples Nacional. O anexo depende da atividade, e em serviços o Fator R pode decidir entre o Anexo III e o Anexo V.
9. Apurar o período retroativo, se houver. Quando o excesso passou de 20%, os meses anteriores são recalculados e os débitos podem ser parcelados.
10. Começar a rotina mensal. Cálculo do imposto, guia, declarações e, se houver empregado, folha de pagamento.

O passo 1 é o que mais gente pula, e é o único que não pode ser pulado. Fazer a comunicação sem saber a data de efeito correta é começar torto e descobrir depois.

Quanto custa sair do MEI?

Separe três contas, porque elas têm donos diferentes:

A última linha costuma ser a maior de todas, e é a única que cresce sozinha enquanto você adia. As taxas dos órgãos são informadas antes de protocolar, porque elas não são do escritório: você paga direto a quem cobra.

Qual é o prazo para sair o novo registro?

Depende da Junta Comercial do seu estado e da atividade. Alguns estados processam alteração em poucos dias úteis; outros levam mais, principalmente quando entra análise de viabilidade de endereço ou exigência de órgão específico.

O que não depende da Junta é o efeito tributário. A empresa passa a ser ME na data de efeito do desenquadramento, e não no dia em que o documento fica pronto. Por isso a rotina de apuração começa antes do papel voltar.

O que muda no dia a dia depois de virar ME?

A linha do contador não é opinião de contador: toda empresa com CNPJ, exceto MEI, é obrigada por lei a ter um profissional registrado assinando por ela. Na prática a necessidade chega antes, quando aparecem apuração mensal, escolha de anexo e folha.

E as notas que já foram emitidas como MEI?

Quando o desenquadramento retroage, as notas emitidas no período continuam válidas como documento. O que muda é o tratamento tributário da receita: aquele faturamento passa a ser apurado pelas regras da microempresa no Simples Nacional, com o anexo correspondente à atividade, e não mais pelo valor fixo do MEI.

Na prática isso significa refazer a apuração mês a mês do período, declarar cada um desses meses e recolher a diferença, com os acréscimos de quem paga fora do prazo. Dependendo do estado e da atividade, pode haver ajuste também na parte estadual ou municipal, porque o documento fiscal emitido como MEI segue regra própria.

Duas coisas ajudam muito nessa hora e quase nunca estão prontas: o relatório mensal de receitas brutas do período e o extrato das notas emitidas. Quem guardou os dois faz o levantamento em dias. Quem não guardou reconstrói pelo extrato bancário, e aí leva semanas.

O que fazer com empregado, contrato e cliente durante a virada?

A empresa não para. O CNPJ é o mesmo, o contrato com o cliente continua valendo e o empregado, se houver, continua empregado. O que muda é a estrutura por trás:

• a folha deixa de seguir as regras simplificadas do empregado do MEI e passa para a rotina de folha de uma ME, com os encargos correspondentes;
• a emissão de nota passa a seguir a regra geral da atividade, e não mais a do MEI;
• contratos que citam o enquadramento da empresa podem precisar de aditivo, principalmente com cliente grande que confere documentação;
• certidões e cadastros de fornecedor precisam ser atualizados depois que a alteração sair.

Nada disso impede faturar durante o processo. Mas vale avisar o cliente que exige documentação, porque a consulta ao CNPJ dele vai mostrar a alteração em andamento antes de você contar.

Dá para voltar a ser MEI depois?

Enquadrar-se de novo no MEI só é possível se a empresa voltar a atender todas as condições do regime, inclusive o limite de receita do ano, e respeitando os prazos de opção previstos na legislação. Não é um botão que se liga e desliga no meio do ano.

Na prática, quem passou do limite por crescimento raramente volta. E quem passou por um ano atípico precisa avaliar com calma, porque voltar e estourar de novo cria o mesmo problema outra vez, com mais um ano de recálculo.

E se eu simplesmente não fizer nada?

A comunicação do desenquadramento é obrigação do contribuinte, e não fazer não congela a situação. O desenquadramento pode ser feito de ofício, com a mesma data de efeito, e nesse caso a empresa descobre a conta pronta em vez de montá-la.

Enquanto isso, três coisas seguem correndo: a diferença de imposto do período, os acréscimos sobre o que venceu e as obrigações acessórias do novo enquadramento, que também têm penalidade própria por atraso. Empresa nessa situação costuma acabar com débito em aberto e, se as declarações ficarem omissas por tempo suficiente, com o cadastro em risco, assunto de CNPJ baixado, suspenso ou inapto.

Se já existe DAS vencido no meio do caminho, o caminho de emissão e parcelamento está em DAS atrasado: como emitir, quanto de multa e como parcelar. E as condições completas de saída, com os casos que obrigam o desenquadramento, estão em quando sair do MEI.

Perguntas frequentes