MEI com sócio ou mais de um funcionário: quando precisa virar ME?

O MEI pode ter sócio?

Não. O Microempreendedor Individual é uma empresa de uma pessoa só: quem abre o CNPJ como MEI é o próprio titular, e o regime não admite sócio. Por isso a primeira pergunta de quem tem um segundo dono deveria ser outra: a empresa ainda é MEI? Se houver entrada de sócio, a resposta é não, e o enquadramento precisa mudar.

Isso vale mesmo quando o sócio entra só no papel, sem aporte de dinheiro e sem participação nos lucros. Para a Junta Comercial e para a Receita Federal, passa a existir uma pessoa jurídica com mais de um dono, e esse formato não cabe no MEI. Quem tenta manter o regime com um sócio informal costuma descobrir o problema na hora de emitir nota, abrir conta ou renovar alvará.

Quantos funcionários o MEI pode ter?

A regra admite um único empregado, e ele precisa receber o salário mínimo ou o piso da categoria. Qualquer coisa além disso tira a empresa do MEI. A tabela mostra os casos mais comuns:

Uma observação que costuma pegar quem contrata por indicação: o funcionário conta mesmo quando é parente ou quando o contrato é curto, desde que exista vínculo empregatício. O grau de parentesco não tira ninguém da conta, e o fato de ser uma contratação pequena também não.

Quando o MEI precisa virar ME?

Quatro situações forçam a troca, e nenhuma depende da vontade do titular:

1. entrada de um sócio ou de outro titular na empresa;
2. contratação de um segundo funcionário;
3. contratação de um funcionário que receba acima do salário mínimo ou do piso da categoria;
4. faturamento acima do limite anual do MEI, que tem regra própria.

A quarta é a que o próprio titular costuma perceber, porque aparece no painel de faturamento. As três primeiras passam despercebidas, porque acontecem dentro de um contrato, de uma folha de pagamento ou de uma conversa de família. Quem tem dúvida sobre elas deve tratar o assunto antes do próximo vencimento, não depois. Para a regra de faturamento, o caminho está em MEI estourou o limite de faturamento: o que fazer agora.

O que muda no imposto ao virar ME?

A empresa continua sendo a mesma, com o mesmo CNPJ, mas muda a forma de pagar imposto e de declarar. No MEI, o DAS é um valor fixo mensal, gerado pelo PGMEI. Na ME optante pelo Simples Nacional, o imposto sai de uma apuração mensal no PGDAS-D, feita com o faturamento do período, e a alíquota depende da faixa de receita e da atividade exercida.

Também entram obrigações que o MEI não tinha: a folha de pagamento com todos os encargos do empregado, a contabilidade completa e a declaração anual do regime. O detalhe de cada uma está em quando sair do MEI e o que muda nas obrigações.

Atenção a um ponto: a mudança de regime não começa no dia em que você decide fazê-la. Em geral, ela volta à data do fato que causou o desenquadramento, e a regra exata depende do motivo. Por isso a data da entrada do sócio ou do segundo funcionário precisa estar documentada.

Qual é o passo a passo para deixar o MEI?

A troca tem ordem, e a ordem importa. O caminho abaixo vale para o caso mais comum, de uma empresa que segue como sociedade limitada depois da mudança:

1. Registre a data exata do fato: a entrada do sócio, a assinatura do contrato do funcionário ou o momento em que a folha passou do limite.
2. Escolha o tipo societário que combina com o número de donos e com a atividade. Essa escolha define a responsabilidade de cada sócio e precisa ser feita antes da alteração.
3. Altere o contrato social ou refaça o registro na Junta Comercial, com os novos sócios e o capital.
4. Comunique o desenquadramento do MEI e o enquadramento como ME no Portal do Simples Nacional, dentro do prazo que a regra estabelece para o caso.
5. Ajuste a folha de pagamento e o eSocial ao novo regime, incluindo o registro do funcionário e os encargos que passam a valer.
6. Passe a apurar o imposto pelo PGDAS-D, com o faturamento de cada mês, e deixe de usar o valor fixo do DAS-MEI.

A maior parte dos problemas nasce no intervalo entre os passos. Quem muda a folha antes do contrato, ou o contrato antes da comunicação, cria um período em que a empresa roda em dois regimes ao mesmo tempo. Esse intervalo é o que mais gera multa e guia paga errada.

Como saber se a empresa já saiu do MEI sem perceber?

Há três sinais que costumam aparecer antes de qualquer aviso formal. O primeiro é a folha: se a empresa tem mais de um registro de funcionário no eSocial, ou se um único registro paga acima do piso da categoria, o MEI já não cobre a situação. O segundo é o quadro societário: qualquer alteração no contrato social, mesmo a de um sócio que nunca participou da operação, muda a leitura do regime. O terceiro é a relação com clientes e bancos, porque quem exige contrato social atualizado, certidão ou declaração de faturamento costuma encontrar a divergência antes da Receita.

Nenhum desses sinais exige que alguém tenha feito algo errado de propósito. Basta uma contratação feita com boa intenção e um contrato assinado com a família para que a empresa passe a operar em desacordo com o regime que ainda aparece no cadastro. Por isso vale conferir, uma vez por trimestre, os três pontos: quantos funcionários existem, quanto cada um recebe e quem consta no contrato social.

Se a conferência mostrar divergência, não há motivo para pânico, mas há motivo para agir com calma e na ordem certa. O que costuma piorar a situação é o silêncio: a empresa continua pagando a guia de sempre, cresce no mesmo caminho e só descobre o problema quando o cliente grande ou o banco pede a documentação. Quem antecipa a conversa com o contador tem mais opções e normalmente paga menos para resolver.

Quais erros mais aparecem nessa troca?

• Contratar antes de checar o limite. A pessoa acerta o salário, assina o contrato e só depois descobre que o segundo empregado tira a empresa do MEI.
• Tratar o sócio informal como se não existisse. Ele aparece no contrato, na conta bancária ou em uma nota fiscal, e o cruzamento de dados mostra a divergência.
• Continuar pagando o DAS-MEI como se nada tivesse mudado. O valor fixo não cobre a diferença do regime correto, e os meses afetados precisam ser refeitos.
• Escolher a data pela conveniência. Datar a mudança para depois do fato reduz o problema no papel, mas não no sistema, que tem a data real da contratação ou da entrada do sócio.

E se a mudança já aconteceu e ninguém avisou a empresa?

Esse é o caso mais comum. O sócio entrou em uma reunião informal, o funcionário começou a trabalhar e o DAS-MEI continuou sendo pago como antes. Nesse cenário, o pagamento do valor fixo não cobre o regime correto, e a empresa precisa levantar os meses afetados antes de qualquer correção.

O caminho certo não é esperar a Receita perceber. É fazer o levantamento dos meses em que a empresa já estava fora do limite, calcular a diferença e decidir, com o contador, como regularizar. Quem tenta corrigir sozinho costuma errar na data do fato, que é o ponto que mais muda o valor final.

Quanto custa fazer essa mudança com contador?

A alteração de dados da empresa, que inclui a troca de sócio e a atualização do contrato, é um serviço avulso da Contabilidade Rápida, no valor de R$ 399. As taxas da Junta Comercial e da prefeitura são pagas pelo cliente direto ao órgão e não entram nesse valor. Depois da mudança, a empresa segue com um plano mensal para o regime novo, com a guia calculada todo mês e atendimento contínuo.

O custo real de virar ME não é só a taxa da alteração. Ele inclui a folha ajustada, a contabilidade completa e a declaração anual. Antes de fechar qualquer valor, peça a lista do que está incluído, para comparar o que é realmente comparável.

Como não ser pego de surpresa de novo?

1. Confira a folha todo mês: o número de funcionários e o salário de cada um.
2. Antes de incluir um sócio ou contratar alguém, pergunte se o caso cabe no MEI.
3. Guarde a data e o documento de qualquer mudança de quadro societário ou de contratação.
4. Declare todo mês, mesmo quando não houver faturamento.

O primeiro item evita quase todo caso. A maior parte das situações começa com uma contratação que ninguém comparou com o limite do MEI, não com uma decisão de crescer. Quem confere a folha com regularidade percebe o problema no mês em que ele começa, quando ainda é barato resolver.

Perguntas frequentes