Empresa sem movimento: quais obrigações continuam?

O que é uma empresa sem movimento?

Empresa sem movimento é a que tem CNPJ ativo e não teve receita no período: não vendeu, não prestou serviço, não emitiu nota. Na linguagem do dia a dia se fala também em empresa parada, dormente ou sem faturamento. A expressão não é um status da Receita Federal. O cartão do CNPJ continua dizendo "ativa", e é justamente por isso que muita gente acredita que não há nada a fazer.

Existe ainda um conceito mais estreito, o de empresa inativa para fins fiscais. Inativa é a pessoa jurídica que não teve nenhuma atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano, incluindo aplicação no mercado financeiro. Um único rendimento de aplicação, uma venda de bem do ativo ou uma tarifa bancária movimentando a conta da empresa já tiram a empresa desse enquadramento. Por isso, a maioria das empresas que o dono chama de paradas não é inativa no sentido fiscal: é só uma empresa sem faturamento, e segue a rotina normal de declarações.

Três situações aparecem o tempo todo por aqui:

• o sócio conseguiu um emprego com carteira e deixou a empresa aberta "para o caso de precisar";
• o contrato do único cliente acabou e a empresa ficou meses esperando o próximo;
• a empresa foi aberta para um projeto que nunca começou.

Nas três, a empresa existe para a Receita, para o município e, dependendo da atividade, para o estado. E cada um desses órgãos continua esperando as declarações do período.

Quais obrigações continuam na empresa sem movimento?

A regra geral é simples: sem receita não há imposto sobre receita, mas a obrigação de declarar continua. A tabela abaixo resume o que segue valendo para a empresa optante pelo Simples Nacional, que é o caso mais comum entre pequenas empresas paradas:

As três últimas linhas são as que mais escapam, porque cada município e cada estado têm a sua regra, o seu sistema e o seu prazo. Uma empresa pode estar com tudo certo na Receita Federal e acumular multa na prefeitura por declaração de serviço não entregue.

Por que o PGDAS-D sem faturamento é tão importante?

Porque é a declaração que a Receita usa para saber se a empresa do Simples Nacional está viva. Para ela, mês sem PGDAS-D transmitido não é mês sem movimento: é mês omisso. E a diferença entre as duas coisas é grande.

O mês com PGDAS-D zerado transmitido fica registrado como declarado, sem imposto devido. O mês sem transmissão fica registrado como pendência. A soma dessas pendências aparece na situação fiscal do e-CAC, impede a certidão negativa e, passado tempo suficiente, alimenta o processo que leva à inaptidão do CNPJ, previsto na Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022.

O mesmo raciocínio vale para quem tem guia a pagar. O artigo sobre DAS atrasado, como emitir a guia e parcelar mostra o que acontece quando a declaração e o pagamento ficam para trás ao mesmo tempo. Na empresa sem movimento o problema é só o primeiro, mas ele sozinho já é suficiente para travar o CNPJ.

Declarar zero é rápido e não custa imposto. Não declarar é o que transforma uma empresa parada em uma empresa com problema.

E a empresa fora do Simples Nacional?

Para a empresa no Lucro Presumido ou no Lucro Real, a lista é maior e as regras de dispensa são mais estreitas. As declarações federais mensais de débitos e créditos, a escrituração fiscal digital e a escrituração contábil continuam, com as adaptações previstas para o período sem operação.

Se a empresa se enquadra no conceito de inativa, sem nenhuma atividade durante o ano inteiro, ela informa essa condição à Receita pelo caminho que a norma vigente prevê, e algumas obrigações anuais passam a ser dispensadas. Mas o enquadramento é do ano todo: uma operação isolada em qualquer mês derruba a condição de inativa e a empresa volta para a rotina completa daquele ano.

Na dúvida, o ponto de partida é sempre o mesmo: consultar a situação fiscal no e-CAC e ver o que a Receita está esperando.

O que acontece se a empresa parada não declarar nada?

A sequência costuma ser esta, e ela não depende de haver dívida:

1. As declarações omitidas ficam registradas como pendência na situação fiscal.
2. A empresa perde a certidão negativa. Sem certidão, não participa de licitação, não fecha contrato com cliente grande e encontra dificuldade no banco.
3. A legislação do Simples Nacional prevê multa por atraso na entrega das declarações do regime, com valor mínimo, mesmo quando não há tributo informado.
4. O município e o estado aplicam as multas próprias pelas declarações que exigem.
5. Com a omissão persistindo por tempo suficiente, a Receita Federal declara o CNPJ inapto, com base na Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022.

O item 5 é o que mais surpreende o dono de empresa parada, porque ele não tinha dívida nenhuma. A diferença entre as situações cadastrais, e o que cada uma permite ou impede, está explicada em CNPJ baixado, suspenso ou inapto: qual a diferença. Se o CNPJ já chegou nesse ponto, o caminho é a regularização de CNPJ inapto, que começa pela entrega de tudo o que ficou em aberto.

Como manter a empresa sem movimento em dia?

O passo a passo é curto e, feito todo mês, dá pouco trabalho:

1. Transmita o PGDAS-D de cada mês, informando receita zero, dentro do prazo do Simples Nacional.
2. Se não houver empregado nem pró-labore, informe a ausência de movimento no eSocial e na DCTFWeb, conforme a regra vigente.
3. Entregue as declarações do município e, se houver inscrição estadual, as do estado, mesmo sem nota emitida.
4. Mantenha a escrituração contábil com os lançamentos que existirem, como tarifas bancárias e taxas pagas.
5. Entregue a DEFIS no ano seguinte, com as informações do período.
6. Consulte a situação fiscal no e-CAC pelo menos uma vez a cada trimestre para confirmar que não sobrou pendência.
7. Pague as taxas de funcionamento que o município continuar cobrando.

Um detalhe que pega muita gente: se o sócio continua tirando pró-labore, a empresa não está sem movimento para fins de folha. Pró-labore gera contribuição previdenciária e declaração, mesmo em mês sem faturamento. Quem quer deixar a empresa realmente parada precisa decidir isso de forma consciente.

Vale mais a pena manter a empresa parada ou fechar?

Depende do plano para os próximos meses. Manter aberta tem custo mensal de contabilidade e de taxas, mas preserva o CNPJ, a data de abertura, a conta bancária e a opção pelo Simples Nacional. Fechar tem um custo único e encerra as obrigações futuras, mas exige que tudo esteja regular antes da baixa.

A terceira linha é importante. A baixa do CNPJ não perdoa o que ficou para trás. Declarações omitidas precisam ser entregues de qualquer forma, e débitos não pagos continuam existindo, com risco de serem cobrados dos sócios em algumas situações previstas no Código Tributário Nacional.

Quanto custa manter uma empresa sem movimento em dia?

Na Contabilidade Rápida, a mensalidade é a mesma com ou sem faturamento: o plano Rápido custa R$ 169,90 com o desconto de pontualidade, e o Essencial, R$ 164,90, como está na tabela de preços. A empresa parada tem menos lançamentos, mas as declarações são as mesmas, e o risco de esquecer uma delas é justamente o que se está pagando para evitar.

Se a empresa já ficou meses ou anos sem declarar, a regularização é um serviço à parte, entre R$ 600 e R$ 2.000, com o valor fechado antes de começar. Se a decisão for encerrar, fechar a empresa custa R$ 599, depois de tudo regularizado. E quando existe débito declarado para negociar, o parcelamento da dívida custa R$ 299.

O que define a faixa da regularização é o tamanho do passivo: quantos anos sem declarar, quantas esferas envolvidas (federal, estadual, municipal) e se já existe inaptidão ou débito junto.

Como saber se a minha empresa parada já tem pendência?

Quatro consultas cobrem quase tudo:

• Situação fiscal no e-CAC, que mostra declarações omissas e débitos federais, período a período;
• Portal do Simples Nacional, que mostra quais meses têm PGDAS-D transmitido;
• Portal da prefeitura, onde ficam as declarações de serviço e as taxas municipais;
• Secretaria da Fazenda do estado, se a empresa tem inscrição estadual.

Se alguma dessas consultas mostrar pendência, a ordem é sempre a mesma: entregar as declarações que faltam, conferir se surgiu algum valor a pagar e só depois decidir entre manter ou fechar a empresa.

Perguntas frequentes