O que o contador precisa entregar todo mês?

Por que o contador precisa entregar alguma coisa todo mês?

A contabilidade de uma empresa não é um serviço de fim de ano. A legislação exige escrituração contínua da atividade, e o Simples Nacional funciona com apuração mensal: cada mês tem um imposto calculado sobre a receita daquele período, uma declaração que informa essa receita e uma guia para pagar. Quando uma dessas peças falha, o atraso não aparece no mesmo mês. Ele aparece depois, como multa, parcelamento ou pendência na certidão negativa.

Por isso, a pergunta útil não é "o contador faz muita coisa?", e sim "quais entregas acontecem todo mês, com prazo, e quem responde por cada uma". A lista abaixo vale para a maioria das empresas optantes pelo Simples Nacional, com e sem funcionário.

Quais guias o contador precisa gerar todo mês?

A principal é o DAS, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional, que reúne os tributos do regime em um pagamento só. Ele nasce da declaração do mês no PGDAS-D, e o valor depende da receita, da atividade exercida e da faixa do anexo em que a empresa está. Empresa com funcionário tem ainda os encargos da folha, que não entram no DAS da mesma forma.

O erro mais comum é tratar a folha como um assunto separado do imposto. Os dois dependem da mesma competência, e um valor de salário alterado no meio do mês muda o DAS e os encargos ao mesmo tempo.

Qual declaração entra na rotina mensal?

A declaração mensal do Simples Nacional é o PGDAS-D. Ela informa a receita do mês, separada por atividade e, quando há venda para outros estados ou municípios, por localidade. Só depois da transmissão o sistema gera o DAS. Sem declaração transmitida não existe guia, e o período fica aberto, mesmo que o cliente tenha pago alguma coisa.

O ponto que mais confunde quem tem a empresa parada é o mês zerado. A declaração do mês sem faturamento também é obrigatória. Ela pode gerar um imposto muito baixo ou zerado, mas mantém o CNPJ em dia. Quando ela deixa de ser feita por meses seguidos, o problema muda de natureza, e o caminho para entender esse cenário está em o que fazer com empresa sem movimento.

Como a folha de pagamento muda o trabalho do contador?

Com funcionário registrado, o mês ganha uma segunda frente. O contador precisa fechar a folha com horas, faltas, férias, adicionais e descontos, calcular os encargos e transmitir os eventos ao eSocial, o ambiente nacional que reúne as informações trabalhistas e previdenciárias da empresa. O envio precisa acontecer dentro dos prazos definidos pelo próprio sistema, e um evento faltando deixa a folha incompleta para os órgãos que consultam essas informações.

O FGTS merece atenção à parte. A lei fixa o depósito mensal em 8% da remuneração de cada empregado registrado, e a guia precisa sair com a base certa do mês. Esquecer uma comissão, um adicional ou uma verba de férias gera diferença que volta depois, acompanhada de multa.

Qual é a ordem de trabalho do contador no mês?

A rotina segue uma ordem que quase nunca muda. Pular uma etapa costuma significar refazer o trabalho do mês inteiro:

1. Recebe do cliente, até o dia combinado, as notas emitidas, o extrato bancário e as alterações da folha.
2. Confere as notas de venda e de serviço contra o que foi informado no mês anterior.
3. Transmite a declaração do PGDAS-D do mês e gera o DAS com o vencimento correto.
4. Fecha a folha, calcula os encargos e transmite os eventos ao eSocial.
5. Gera as guias de FGTS e dos encargos e confere os valores contra o fechamento.
6. Envia ao cliente as guias prontas e um resumo do mês, com antecedência suficiente para o pagamento.
7. Guarda os comprovantes e registra no fechamento o que ficou pendente para o mês seguinte.

A etapa 6 é a que mais falta na prática. A guia pronta na mão do cliente no último dia é o mesmo que guia atrasada, porque ninguém tem tempo de pagar com calma. O bom fechamento sai com dias de folga antes do vencimento.

Quais informações o cliente precisa mandar todo mês?

A parte que depende da empresa é pequena, mas precisa chegar no prazo. Em geral são quatro itens:

• as notas fiscais emitidas e recebidas no período, inclusive as que não geraram pagamento naquele mês;
• o extrato bancário ou o relatório de recebimentos, para conferir se nenhuma venda ficou de fora;
• a lista de alterações da folha: admissões, desligamentos, faltas, horas extras e reajustes;
• qualquer contrato novo, serviço prestado em outra cidade ou venda para outro estado.

Se o material chega em foto de nota ou em planilha sem padrão, o contador gasta tempo em conferência antes de calcular qualquer coisa. Quanto mais cedo chega, menor a chance de a guia sair perto do vencimento.

Quais entregas ficam com o contador e quais ficam com o cliente?

Dividir essa conta com clareza evita a discussão que mais aparece quando um mês dá errado: de quem era a responsabilidade. A tabela abaixo mostra a divisão que faz sentido para a maioria das empresas.

Quando a empresa manda o material no prazo e o contador entrega a guia com antecedência, a rotina fica previsível. Quando um dos lados falha, o outro costuma pagar a conta, e é nesse ponto que a troca de escritório entra na conversa.

Como saber se o contador entregou tudo?

Dá para conferir sem ser especialista. Uma entrega mensal completa deixa rastro em quatro lugares:

Se uma dessas quatro fontes estiver vazia para algum mês, existe pendência, mesmo que o escritório diga que está tudo certo. Se o escritório atual não entrega esse fechamento, os sinais aparecem com frequência, e a lista está em os sinais de que a contabilidade está custando dinheiro.

O que acontece quando uma entrega falha?

O prejuízo cresce na ordem em que as entregas faltaram. Declaração não transmitida impede o pagamento correto e pode deixar o período sem guia. Guia paga depois do vencimento gera multa de mora e juros, com as regras de cada tributo. Folha sem envio ao eSocial gera pendência que o órgão cobra mais tarde, quando a empresa já esqueceu o mês. E omissão de declarações por tempo suficiente leva o CNPJ à situação de inapto, que impede a emissão de nota com segurança, como explica o caminho para regularizar um CNPJ inapto.

Uma guia atrasada um mês custa pouco. O que custa caro é descobrir, meses depois, que a falha vinha se repetindo sem ninguém avisar.

Quanto custa ter essa rotina feita todo mês?

Na Contabilidade Rápida, a mensalidade do plano Rápido, com atendimento por WhatsApp e resposta no mesmo dia útil, começa em R$ 169,90 com o desconto de pontualidade. O plano Essencial, com atendimento por e-mail, sai por R$ 164,90. Taxas de Junta Comercial, prefeitura e conselho profissional são pagas pelo cliente direto ao órgão e não entram na mensalidade.

Para entender como esse valor se compara ao que o mercado cobra e o que costuma ficar fora do preço anunciado, o assunto está em quanto custa um contador online.

Como trocar de contador sem deixar mês para trás?

Quem já percebeu falhas na rotina costuma pensar primeiro em trocar. A troca funciona melhor quando define por escrito a última competência do escritório antigo e a primeira do novo, e pede a lista de guias, declarações e acessos antes de avisar o contador atual. O passo a passo completo está em como trocar de contador sem perder documento, e a forma como a Contabilidade Rápida conduz essa troca está em a página de troca de contador.

Perguntas frequentes