Como trocar de contador: o passo a passo e o que pedir?

Posso trocar de contador a qualquer momento?

Pode. Não existe regra que prenda a empresa a um escritório de contabilidade, nem período do ano em que a troca seja proibida. O que existe é o contrato que você assinou com o contador atual, e é ele que define o prazo de aviso, se há multa por rescisão antes do fim e como a documentação é devolvida.

Na prática, o que atrapalha a troca quase nunca é a lei. É a falta de ordem: avisar o contador antigo antes de ter o novo, sair sem os documentos, ou deixar um mês no meio sem que ninguém saiba de quem era a guia. Este post é sobre fazer a troca na ordem certa.

Se você ainda está decidindo se vale mudar, os sintomas mais comuns de um escritório que já não serve estão em sete sinais de que sua contabilidade está custando dinheiro. Se já decidiu, siga em frente.

Qual é o passo a passo para trocar de contador?

1. Leia o contrato atual. Procure três coisas: prazo de aviso prévio, multa por rescisão e como o escritório devolve documentos e acessos na saída.
2. Escolha o novo contador antes de avisar o antigo. Assim a empresa nunca fica sem ninguém responsável pelas obrigações do mês.
3. Peça ao novo escritório uma conferência da situação atual. Situação cadastral do CNPJ, declarações entregues e débitos em aberto. Isso mostra o que o antigo precisa explicar antes de sair.
4. Avise o contador atual por escrito, por e-mail ou pelo canal previsto no contrato, com a data de encerramento e o pedido formal da documentação.
5. Combine a virada. Defina por escrito qual competência é a última do escritório antigo e qual é a primeira do novo.
6. Receba e confira a documentação com a lista da seção seguinte na mão, item por item.
7. Troque os acessos. Revogue a procuração eletrônica do antigo no e-CAC e nos portais estaduais e municipais, e cadastre a do novo.
8. Confira o primeiro mês com o novo contador. Guia calculada, declaração transmitida e comprovante na sua mão.

A ordem dos passos 2 e 4 é a que mais gente inverte. Quem avisa primeiro e procura depois costuma passar um mês sem ninguém olhando a empresa, e é justamente esse mês que depois aparece como omissão.

O que pedir para o contador antigo?

A documentação contábil e fiscal é da empresa, não do escritório. O contador guarda, mas quem é obrigado a conservar livros e documentos enquanto os tributos ainda podem ser cobrados é o próprio empresário, como prevê o Código Civil e o Código Tributário Nacional. Por isso vale sair com tudo, e não só com o que parecer importante hoje.

Peça também uma carta ou e-mail com a posição da empresa na data da saída: quais obrigações foram entregues, quais ficaram pendentes e se existe alguma fiscalização ou notificação em andamento. Um bom escritório entrega isso sem problema. O Código de Ética Profissional do Contador, do Conselho Federal de Contabilidade, trata do dever de colaboração com o profissional que assume o serviço.

Sair sem documento é como trocar de médico sem levar o prontuário. O novo começa às cegas, e quem paga a conta do que ficou para trás é a empresa.

Tem multa para trocar de contador?

Depende do contrato que você assinou. Não existe multa prevista em lei para a troca de contador: o que vale é o que estiver escrito entre você e o escritório. Alguns contratos preveem multa por rescisão antes do prazo, outros só exigem aviso prévio, e há os que não exigem nada. Leia antes de avisar, porque é o texto que manda.

Duas situações costumam gerar discussão e merecem atenção:

• mensalidade do período de aviso: se o contrato prevê aviso de 30 ou 60 dias, esse período normalmente é pago e o escritório segue responsável pelas obrigações dele;
• serviços do fim do ano: balanço anual e declarações anuais às vezes são cobrados à parte. Se a troca acontecer perto desse período, combine por escrito quem entrega o quê.

Na Contabilidade Rápida, o contrato é de 12 meses renovável, sem multa rescisória, e para sair basta aviso de 60 dias, com os documentos devolvidos. A regra é a mesma na entrada e na saída.

Qual é o melhor mês para trocar de contador?

A troca pode ser feita em qualquer mês. O que muda de um mês para outro é o volume de coisa acontecendo ao mesmo tempo, e isso afeta o risco de algo ficar sem dono.

A regra que vale em qualquer mês: cada competência precisa ter um dono só. O mês em que o antigo apurou é o mês em que o antigo entrega. O mês seguinte é do novo, do começo ao fim.

Como fica a procuração no e-CAC e nos portais?

O contador trabalha com procuração eletrônica ou com certificado digital da empresa, e é isso que permite a ele transmitir declarações e emitir guias em nome do CNPJ. Na troca, esse acesso precisa mudar de mão.

1. No e-CAC da Receita Federal, cancele a procuração eletrônica dada ao escritório antigo e cadastre uma nova para o novo contador.
2. Repita nos portais do estado e da prefeitura em que a empresa tem inscrição, porque cada um tem seu próprio cadastro de acesso.
3. Se o certificado digital da empresa ficava com o escritório antigo, peça a devolução ou revogue e emita outro. Certificado da empresa em mão de quem já não presta serviço é um risco desnecessário.
4. Troque as senhas de portal que estavam com o antigo e confirme que o código de acesso do Simples Nacional, se a empresa usa, está com quem vai operar.

Esse passo é o mais esquecido e um dos mais importantes. Procuração antiga ativa significa que duas pessoas podem transmitir declaração pela mesma empresa, e ninguém quer descobrir isso por uma retificação que não pediu.

E se a empresa tiver pendência na hora da troca?

É mais comum do que parece, e é muitas vezes o motivo da troca. Declaração que ficou para trás, guia que não foi paga, débito que o escritório antigo nunca comentou. Pendência não impede a troca: ela só precisa ser encontrada antes de o novo contador assinar embaixo.

Por isso a conferência do passo 3 existe. O novo escritório consulta a situação cadastral, as declarações do Simples Nacional, a situação fiscal no e-CAC e os débitos na Procuradoria, e mostra o que existe. Com esse retrato, dá para pedir ao antigo que explique ou corrija o que era dele antes de sair.

Quando a pendência é grande o bastante para travar o CNPJ, o caminho de volta é outro assunto, e está em CNPJ inapto: por que aconteceu e como reverter. Na Contabilidade Rápida, pendência antiga não é motivo de recusa: o valor da regularização é fechado com você antes de começar, e destravar CNPJ inapto fica entre R$ 600 e R$ 2.000.

Quanto custa trocar de contador?

A troca em si não deveria ter custo de entrada. O que você paga é a mensalidade do novo escritório, mais eventual regularização se a conferência encontrar algo em aberto. O que muda de um escritório para outro é o escopo: quantas notas, se há funcionário, se o atendimento é por pessoa fixa ou por fila, e o que fica de fora do valor anunciado.

Na Contabilidade Rápida, a mensalidade começa em R$ 169,90 no plano Rápido, com desconto de pontualidade, pessoa fixa respondendo pelo WhatsApp e resposta no mesmo dia útil. O plano Essencial, com atendimento por e-mail, sai por R$ 164,90. Os detalhes de como esse preço se forma, e do que costuma ficar escondido no preço do mercado, estão em quanto custa um contador online.

Se quiser ver a troca do começo ao fim, com a lista de documentos e o que está incluso, o passo a passo completo está na página de como trocar de contador com a Contabilidade Rápida.

Quais erros mais atrapalham a troca de contador?

• Avisar antes de escolher o novo. A empresa fica sem responsável e um mês cai no vazio.
• Sair só com o que está no e-mail. Livros, recibos e contratos ficam no escritório antigo e depois ninguém acha.
• Não revogar a procuração. O antigo continua com acesso a uma empresa que já não atende.
• Dividir a mesma competência entre dois escritórios. Um apura, o outro declara, e a diferença aparece meses depois.
• Não conferir o primeiro mês. É no primeiro mês que se descobre o que o antigo deixou de fazer, e quanto antes, mais barato.

Nenhum desses erros é técnico. Todos são de ordem, e todos se evitam seguindo o passo a passo e deixando cada combinado por escrito.

Perguntas frequentes