DEFIS e DCTFWeb: quais são os prazos e o que cada uma entrega?

O que é a DEFIS e quem precisa entregar?

A DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Ela é entregue uma vez por ano por toda empresa optante pelo Simples Nacional, com as informações do ano anterior inteiro. O MEI não entrega DEFIS: ele tem a própria declaração anual, a DASN-SIMEI, com prazo e regra diferentes.

A DEFIS não calcula imposto. O imposto do Simples Nacional é apurado mês a mês no PGDAS-D, e é dali que sai o DAS. O papel da DEFIS é outro: ela conta para a Receita Federal o que aconteceu na empresa ao longo do ano e que não aparece na apuração mensal. Entre as informações pedidas estão:

• os lucros distribuídos aos sócios e os demais rendimentos pagos a eles;
• a participação de cada sócio no capital e os dados de identificação de cada um;
• o saldo em caixa e em banco no início e no fim do ano;
• o total de despesas do período;
• a quantidade de empregados no começo e no fim do ano;
• informações sobre ganho de capital e sobre estabelecimentos da empresa, quando houver.

O primeiro item é o que mais importa para o sócio. O lucro distribuído que o sócio declara como isento no imposto de renda da pessoa física precisa conversar com o que a empresa informou na DEFIS. Quando os dois números não batem, o cruzamento da Receita aponta a diferença. O assunto completo está em distribuição de lucros: como funciona e quando há imposto.

O que é a DCTFWeb e quem precisa entregar?

A DCTFWeb é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos. É mensal, e por ela a empresa declara as contribuições previdenciárias e as contribuições para terceiros que nascem da folha de pagamento, do pró-labore e de alguns serviços contratados com retenção.

Ela não é preenchida campo a campo. A DCTFWeb é montada a partir de duas escriturações que a empresa transmite antes:

• o eSocial, com a folha de empregados, o pró-labore dos sócios e os demais pagamentos a pessoas físicas;
• a EFD-Reinf, com retenções e outras informações que não são de folha.

Quando o eSocial e a EFD-Reinf do mês são fechados, os valores chegam consolidados na DCTFWeb, que é então transmitida e gera a guia de pagamento. Por isso o atraso costuma começar antes: quem não fecha o eSocial do mês não consegue transmitir a DCTFWeb correta.

No Simples Nacional, a DCTFWeb aparece para a empresa que tem empregado ou sócio com pró-labore. Na maior parte dos anexos, a contribuição patronal já está dentro do DAS, e a DCTFWeb declara principalmente o que foi descontado do empregado e do sócio. Na empresa do Anexo IV, a contribuição patronal fica fora do DAS e também passa pela DCTFWeb. Para o sócio que tira pró-labore, vale ler o que acontece com o sócio administrador sem pró-labore, porque é o pró-labore que coloca a empresa nessa rotina.

Quais são os prazos da DEFIS e da DCTFWeb?

A tabela abaixo junta, num lugar só, o calendário das declarações que a empresa do Simples Nacional costuma ter:

Dois cuidados com essa tabela. Primeiro, quando o prazo cai em dia sem expediente bancário, a regra de antecipar ou prorrogar muda conforme a obrigação, e quem garante é o calendário oficial do mês. Segundo, o prazo da DCTFWeb foi alterado pela Receita Federal mais de uma vez nos últimos anos, junto com a ampliação do que ela declara. Confira sempre o prazo na instrução normativa vigente, e não em texto antigo.

Há ainda um prazo especial para a DEFIS. Quando a empresa é extinta, incorporada, cindida ou passa por fusão, a declaração do período tem prazo próprio, contado a partir do evento, e não espera o mês de março do ano seguinte. Quem está fechando a empresa precisa incluir a DEFIS do ano da baixa na lista.

A DEFIS conta o ano. A DCTFWeb confessa o mês. Uma não substitui a outra, e a falta de qualquer uma fica registrada.

Qual é a diferença entre a DEFIS e a DCTFWeb?

As duas são declarações federais e as duas aparecem na situação fiscal do e-CAC, mas fazem coisas bem diferentes:

A última linha é a que mais pesa. O valor declarado na DCTFWeb e não pago não precisa de fiscalização para ser cobrado: ele já está confessado, pode ir para a dívida ativa e tira a certidão negativa da empresa. Declarar e não pagar, no caso da contribuição descontada do empregado, ainda é situação que a lei trata com rigor, porque o dinheiro era do trabalhador e foi retido pela empresa.

Empresa sem movimento entrega DEFIS e DCTFWeb?

Entrega a DEFIS, sempre. A empresa do Simples Nacional sem receita no ano continua obrigada à declaração anual, com as informações daquele ano sem faturamento. É o mesmo raciocínio do PGDAS-D zerado: não faturar dispensa o imposto, não dispensa a declaração.

Com a DCTFWeb a situação depende da folha. Se a empresa não tem empregado e o sócio não tira pró-labore, não há contribuição a declarar, e a ausência de movimento é informada pelo caminho que a regra do eSocial e da DCTFWeb prevê, em vez de a empresa simplesmente ficar calada. Se o sócio continua tirando pró-labore, a empresa não está sem movimento para fins de folha, mesmo que não tenha vendido nada.

A lista completa do que continua valendo na empresa parada, incluindo município e estado, está em empresa sem movimento: quais obrigações continuam.

O que acontece se atrasar a DEFIS ou a DCTFWeb?

As consequências se somam, e quase todas acontecem sem aviso direto à empresa:

1. Multa por atraso. A legislação do Simples Nacional prevê multa pela entrega da DEFIS fora do prazo, calculada sobre os tributos informados, com valor mínimo e redução quando a entrega acontece antes de procedimento de ofício. A DCTFWeb entregue com atraso também tem multa própria, calculada por mês de atraso sobre o valor declarado, com limite e valor mínimo, inclusive quando a declaração é sem movimento.
2. Pendência na situação fiscal. A declaração omissa aparece no relatório do e-CAC, e a empresa perde a certidão negativa até entregar.
3. Cobrança do débito confessado. Na DCTFWeb transmitida e não paga, o valor já está declarado e segue para cobrança, com multa de mora e juros.
4. Inaptidão do CNPJ. A omissão de declarações por tempo suficiente leva a Receita Federal a declarar o CNPJ inapto, com base na Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022.

Quando a DCTFWeb vem junto com DAS atrasado, os dois problemas se resolvem juntos, mas cada um no seu sistema. O caminho do DAS, da guia ao parcelamento, está em DAS atrasado: como emitir a guia e parcelar. Se o CNPJ já ficou inapto, a regularização de CNPJ inapto começa justamente pela entrega dessas declarações.

Como entregar a DEFIS passo a passo?

1. Confirme que todos os PGDAS-D do ano foram transmitidos. A DEFIS parte dessas apurações, e mês faltando atrapalha a declaração anual.
2. Separe os números do ano: saldo de caixa e banco em 1º de janeiro e em 31 de dezembro, total de despesas, quantidade de empregados no início e no fim do ano.
3. Levante o que cada sócio recebeu da empresa no ano, separando pró-labore de lucro distribuído. Esse número precisa bater com a contabilidade e com o imposto de renda do sócio.
4. Entre no Portal do Simples Nacional, com certificado digital ou com o acesso previsto para a empresa, e abra o aplicativo da DEFIS.
5. Preencha as informações da empresa e as de cada sócio, revise e transmita.
6. Guarde o recibo e a declaração em PDF. Se encontrar erro depois, a DEFIS admite retificação.

Como entregar a DCTFWeb passo a passo?

1. Feche a folha do mês no eSocial: salários, pró-labore e demais pagamentos a pessoas físicas, com o evento de fechamento dos periódicos.
2. Feche a EFD-Reinf do mês, quando a empresa tiver informação a prestar nela.
3. Acesse a DCTFWeb pelo e-CAC e confira se os valores chegaram consolidados como esperado.
4. Se houver divergência, corrija na origem, no eSocial ou na EFD-Reinf, e não na DCTFWeb.
5. Transmita a declaração e emita a guia pelo próprio sistema.
6. Pague até o vencimento. A contribuição previdenciária tem vencimento próprio, e a guia gerada pela DCTFWeb traz a data.

Como saber se a DEFIS e a DCTFWeb estão em dia?

A consulta mais completa é o relatório de situação fiscal no e-CAC, que mostra declarações omissas e débitos federais, período a período. Ali aparecem a DEFIS que faltou e a DCTFWeb que não foi transmitida. Para a DEFIS, o Portal do Simples Nacional também mostra as declarações entregues, ano a ano.

Vale conferir agora se a DEFIS de 2025, que venceu em 31/03/2026, foi entregue.

Quanto custa manter essas declarações em dia?

Na Contabilidade Rápida, a DEFIS, a DCTFWeb, o eSocial e o PGDAS-D estão dentro da mensalidade: o plano Rápido custa R$ 169,90 com o desconto de pontualidade, e o Essencial, R$ 164,90, conforme a tabela de preços. Para empresa de desenvolvedor no Simples Nacional, sem funcionário, a campanha é de R$ 99 por mês.

Se as declarações já atrasaram, a regularização é um serviço à parte, entre R$ 600 e R$ 2.000, com o valor fechado antes de começar. O que define a faixa é quantos anos e quantas declarações estão em aberto e se já existe débito ou inaptidão junto. Quando sobra débito declarado para negociar, o parcelamento da dívida custa R$ 299. E cada funcionário na folha custa a partir de R$ 299,90 por mês.

Perguntas frequentes