Fator R do médico: em qual anexo o consultório entra?

O que é o fator R para médico?

O fator R é a conta que o Simples Nacional usa para decidir em qual tabela de alíquotas uma empresa de serviços entra. Ele divide a folha de salários pela receita bruta dos 12 meses anteriores. Se o resultado chega a 28%, a empresa é tributada pelo Anexo III. Se não chega, pelo Anexo V. Para o médico que atende como pessoa jurídica, essa conta muda o imposto do mês inteiro.

O fator R não é desconto nem benefício à parte. É uma regra de enquadramento: quem cumpre o limite fica na tabela com alíquotas menores, e quem não cumpre fica na mais cara. Por isso a pergunta certa não é qual anexo se quer, e sim qual anexo a folha da empresa dá.

Qual é a diferença entre o Anexo III e o Anexo V?

As duas tabelas estão na LC 123/2006, com as faixas atualizadas pela LC 155/2016. A tabela abaixo mostra apenas a alíquota nominal da primeira e da última faixa de cada uma. A alíquota efetiva de cada mês sai menor, porque desconta a parcela a deduzir da faixa.

Na primeira faixa, a diferença nominal entre as duas tabelas é de 9,5 pontos percentuais. Qual dos dois anexos vale depende da atividade cadastrada na empresa, por isso a primeira conferência é o CNAE. Um CNAE errado muda a conta inteira, mesmo com a folha certa.

Como calcular o fator R do consultório?

A conta é simples na forma, mas exige cuidado com os valores. Os quatro passos abaixo são o caminho do enquadramento.

1. Some a folha de salários dos 12 meses anteriores, incluindo pró-labore e os encargos sobre ela.
2. Some a receita bruta dos mesmos 12 meses, antes de descontar qualquer imposto.
3. Divida a folha pela receita e multiplique por 100 para ter o percentual.
4. Compare com 28%: igual ou acima, Anexo III; abaixo, Anexo V.

Um exemplo hipotético ajuda a enxergar a diferença. Uma clínica com R$ 600.000 de receita em 12 meses e R$ 150.000 de folha chega a 25%, abaixo do limite, e cai no Anexo V. Se a folha subir para R$ 168.000, o índice bate 28% e o enquadramento muda para o Anexo III. Os R$ 18.000 a mais na folha são o que separa as duas tabelas, e essa conta precisa ser feita antes de fechar a folha do ano.

O que entra na folha do fator R?

A folha considerada é o que a empresa paga em salários, pró-labore e encargos sobre eles, como INSS patronal e FGTS, no período de 12 meses. Distribuição de lucro não entra, porque não é folha. Essa distinção pesa muito para o médico sócio, que muitas vezes retira a maior parte do resultado como lucro e pouco como pró-labore.

Quem monta a folha sem olhar o fator R costuma chegar ao fim do ano com um percentual abaixo do limite sem saber disso. O erro mais comum é tratar o pró-labore como custo a ser reduzido ao mínimo, sem conferir o efeito dele no índice.

Pró-labore mais alto leva ao Anexo III?

Pode levar, mas não é só uma questão de imposto. Pró-labore mais alto aumenta a folha e pode levar a empresa ao Anexo III. Ao mesmo tempo, aumenta o INSS sobre o valor retirado, que conta para a aposentadoria do sócio. A escolha mexe no que o médico recebe no mês, no que contribui e no total que a empresa paga.

Por isso, o ideal é simular os dois cenários com a receita real do ano e com a regra de pró-labore que a empresa usa. A simulação mostra o imposto, o INSS e a sobra líquida em cada hipótese, e a decisão sai da soma, não de um item só. Para entender como o pró-labore é calculado, vale ler quanto tirar de pró-labore como PJ, com a conta por trás.

Como o fator R muda ao longo do ano?

O fator R é recalculado todo mês com os 12 meses anteriores. Um mês de receita alta entra na conta e fica lá por um ano, e o mesmo vale para a folha. Por isso o índice não é fixo: ele anda com a operação.

Na prática, a empresa pode mudar de anexo de um trimestre para outro só porque a receita cresceu mais que a folha. Quando a receita sobe, a mesma folha passa a pesar menos no índice. Quem acompanha o índice só no fechamento do ano pode descobrir uma diferença de imposto que já passou.

O que entra na receita do fator R?

Entra na receita bruta o que a empresa faturou no período, de todas as fontes: consultas particulares, procedimentos, repasses de convênio emitidos em nome da PJ e demais serviços prestados por ela. A receita que o consultório recebe por fora da empresa não entra, porque não é faturamento da PJ.

Esse ponto costuma gerar confusão em clínicas que atendem parte dos pacientes pela pessoa física e parte pela empresa. A receita dos dois caminhos precisa ser separada desde o início, senão o denominador do fator R fica errado e a conta do anexo sai torta. A separação também facilita a conferência na hora de fechar o ano, porque cada real de receita tem uma origem clara.

Como registrar a folha para o fator R não sair errado?

A folha só funciona como base se estiver registrada do jeito certo, mês a mês. Quatro cuidados evitam a maior parte dos erros:

• lance o pró-labore pelo mês de competência, e não pelo mês em que o dinheiro saiu da conta;
• guarde a folha de pagamento e as guias de encargos de cada mês, para bater o total com o que foi pago;
• confira se os encargos sobre o pró-labore foram recolhidos, porque a conta leva em conta o que foi pago e declarado;
• não misture despesa de terceiros com folha: um prestador que emite nota não é salário e não entra nessa soma.

Esse último ponto é o que mais aparece em clínicas com mais de um profissional. Um profissional que emite nota fiscal como autônomo, sem vínculo de folha, não compõe o numerador. Tratar esse valor como salário infla a folha de forma artificial, e o índice pode subir sem que a clínica tenha pago um real a mais em pessoal.

Quando a folha está certa e a receita também, o fator R deixa de ser uma adivinhação e vira um número que se confere todo mês.

Quando o fator R não compensa?

Compensa comparar o imposto total, não a alíquota nominal. A conta certa leva em conta a folha real, os encargos e o pró-labore que o sócio precisa retirar. Três situações pedem atenção:

• folha inflada só para bater 28%, quando o custo dos encargos come a economia de imposto;
• receita que sobe no meio do ano, porque a mesma folha passa a pesar menos e a empresa pode cair no Anexo V;
• receitas de atividades diferentes, em que cada uma pode ter regra própria e o cálculo é separado.

Em todas elas, a comparação é entre o total que sai do caixa em cada cenário. Um número isolado, como a alíquota, engana.

O que fazer antes de fechar o ano?

Os passos abaixo funcionam como checklist de fim de ano. Não dependem de programa nem de sistema específico.

1. Confira a atividade cadastrada e o CNAE da empresa, porque é ele que abre a porta para o fator R.
2. Monte a folha dos 12 meses com pró-labore, salários e encargos, e some tudo.
3. Some a receita bruta dos mesmos 12 meses e calcule o percentual.
4. Se estiver perto de 28%, simule o pró-labore antes de fechar a folha, e não depois.
5. Guarde a simulação com a data, para comprovar a escolha se a empresa for fiscalizada.

Quem chega em dezembro sem os números fechados tem menos opções para ajustar a folha. Por isso o cálculo vale para o mês de outubro, e não só para o de dezembro.

Vale abrir empresa para médico só pelo anexo?

Não. O anexo é uma parte da conta. A decisão de abrir empresa envolve custo fixo, contabilidade, INSS e o tipo de atendimento. A tabela ajuda a organizar o que pesar em cada caso.

Para abrir o CNPJ com a atividade certa desde o começo, a página de abertura de empresa explica o caminho. Quem já tem empresa e quer reavaliar o enquadramento pode começar pela tabela completa dos anexos do Simples Nacional.

Perguntas frequentes