Certidão negativa de CNPJ: como tirar e por que ela não sai?

O que é a certidão negativa de CNPJ?

A certidão negativa é o documento em que o órgão público declara que, na data da emissão, não existe pendência da empresa com ele. Ela é pedida por quem precisa de uma prova rápida de que a empresa está regular: banco antes de liberar crédito, cliente grande antes de assinar contrato, prefeitura, comprador de imóvel e, sempre, a administração pública em licitação.

O ponto que mais confunde: não existe uma certidão só. Cada esfera de governo cuida dos próprios tributos e emite a própria certidão. Quando alguém pede "a certidão negativa do CNPJ", quase sempre está falando da federal, mas edital de licitação e contrato de empresa grande costumam pedir o pacote inteiro.

Este post trata principalmente da federal, que é a que mais trava e a que mais gente tenta tirar sozinha. A lógica para as outras é a mesma: consultar o órgão, achar a pendência, resolver.

Como tirar a certidão negativa de CNPJ federal?

1. Acesse o site da Receita Federal ou o portal gov.br e procure o serviço de emissão de certidão de débitos relativos a créditos tributários federais e à dívida ativa da União.
2. Escolha a opção para pessoa jurídica e informe o CNPJ, só com números.
3. Se a empresa estiver regular, a certidão é gerada na hora, em PDF, com data de emissão, data de validade e um código de controle.
4. Guarde o PDF e anote a validade. Quem recebe a certidão pode conferir a autenticidade pelo código de controle, no próprio site da Receita.
5. Se aparecer a mensagem de que as informações disponíveis não são suficientes para a emissão, a certidão não saiu, e o próximo passo é descobrir por quê.

A certidão é emitida para a empresa inteira, com a matriz e as filiais juntas. Uma pendência em qualquer estabelecimento trava o documento de todos.

Por que a certidão negativa não sai?

Quando o sistema recusa a emissão automática, é porque encontrou alguma coisa em aberto no nome da empresa. As causas que mais aparecem são estas:

A primeira linha é a mais comum e a mais injusta. Empresa parada, que não faturou nada, deixa de entregar declaração achando que não precisa, e anos depois descobre que não consegue certidão sem dever um real de imposto. Sem movimento também declara.

A certidão não mede se a empresa tem dinheiro. Mede se ela está em dia com o que a lei manda entregar e pagar.

Como descobrir qual pendência está travando?

O documento que responde isso é o relatório de situação fiscal, emitido no e-CAC da Receita Federal com conta gov.br ou certificado digital. Ele lista, período a período, as declarações omissas, os débitos em aberto, os parcelamentos e os débitos inscritos em dívida ativa.

1. Entre no e-CAC com a conta gov.br vinculada à empresa ou com o certificado digital do CNPJ.
2. Abra a opção de certidões e situação fiscal e gere o relatório de situação fiscal.
3. Leia a seção de pendências. Cada item traz o tributo, o período e o tipo do problema.
4. Consulte também o Regularize, da Procuradoria Geral da Fazenda Nacional, para ver os débitos já inscritos em dívida ativa da União.
5. Monte uma lista única com tudo o que apareceu, antes de pagar qualquer coisa.

O passo 5 evita o erro mais caro desse assunto: pagar a guia que você lembrava, tentar a certidão de novo, ver que ela não saiu e só então descobrir que havia uma declaração faltando de três anos atrás.

Qual é a diferença entre certidão negativa e positiva com efeitos de negativa?

O Código Tributário Nacional prevê as duas. A certidão negativa diz que não há débito. A positiva com efeitos de negativa diz que há débito, mas que ele está em uma situação que a lei trata como regular, e por isso ela vale para os mesmos fins da negativa.

Na prática, quem pede a certidão aceita as duas. Por isso o parcelamento é a saída mais usada por quem precisa do documento rápido e não tem caixa para pagar tudo de uma vez: débito parcelado e em dia deixa de travar a emissão. O caminho de como parcelar os débitos do Simples, com os cuidados antes de assinar, está em DAS atrasado: como emitir e parcelar.

A certidão sai se o CNPJ estiver inapto?

Não. A inaptidão, prevista na Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022, acontece principalmente por omissão de declarações por pelo menos 90 dias, e essa omissão, por si só, já trava a certidão. Além disso, o CNPJ inapto tem outros efeitos: dificuldade para emitir nota fiscal, bloqueio de conta e restrição em contrato.

Cada situação cadastral tem uma consequência diferente, e o que resolve uma não resolve a outra. A comparação completa está em CNPJ baixado, suspenso ou inapto: qual é a diferença. Se o seu caso é esse, a certidão vem depois: primeiro volta o cadastro, depois as declarações, e aí a certidão sai. É o trabalho da página de regularização de CNPJ inapto e com pendência na Receita.

Quanto tempo a certidão demora para sair depois de regularizar?

Depende do tipo de pendência. Não existe um prazo único, porque cada correção passa por um processamento diferente dentro da Receita.

• Pagamento de guia: costuma levar alguns dias úteis para o pagamento ser reconhecido e baixar o débito.
• Declaração transmitida: a omissão sai do relatório depois que a declaração é processada.
• Parcelamento: o débito passa a constar como parcelado depois do pagamento da primeira parcela e da consolidação do pedido.
• Divergência de valores: pode exigir pedido de revisão, analisado por servidor, e é a que mais demora.

Quando tudo foi resolvido e a emissão automática continua recusando, o pedido pode ser feito pelo e-CAC com a documentação da regularização. O Código Tributário Nacional determina que a certidão requerida seja fornecida em até 10 dias da entrada do requerimento.

Qual é a validade da certidão negativa?

A validade vem impressa na própria certidão, e é essa data que vale. Ela muda conforme o órgão: a federal tem um prazo, a estadual e a municipal seguem a regra de cada estado e cada prefeitura, e o certificado do FGTS tem validade própria, mais curta.

Dois cuidados práticos. Primeiro, a certidão é uma fotografia da data em que foi emitida: se surgir um débito depois, o documento antigo continua válido até vencer, mas a próxima não sai. Segundo, em licitação e contrato com prazo, o documento precisa estar válido na data exigida pelo edital ou pelo contratante, não na data em que você o tirou.

Quem precisa da certidão negativa, e para quê?

O padrão se repete: ninguém descobre que a certidão está travada no dia em que ela não é necessária. Descobre na véspera da licitação, com o contrato na mesa ou com o crédito aprovado esperando só o documento.

Como manter a certidão sempre saindo?

1. Entregue todas as declarações, inclusive nos meses sem faturamento.
2. Pague as guias até o vencimento e confira se o pagamento foi feito com o código e o período certos.
3. Se parcelou, trate a parcela como conta fixa: uma parcela atrasada pode desfazer o parcelamento e trazer o saldo inteiro de volta.
4. Consulte o relatório de situação fiscal periodicamente, e não só quando precisar da certidão.
5. Tenha quem acompanhe isso por você e avise antes de a pendência virar trava.

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Perguntas frequentes